令和4年1月施行 改正電子帳簿保存法「電子取引」書類の保存について
電子取引情報（書類）の電子保存義務化
令和３年改正・令和４年１月施行の電子帳簿保存法により、書類の電子保存要件が緩和され国税関係帳簿・書類等の電子保存におけるハードルが下がります。
これだけだと、「今まで通り、紙で保存すればいいや」となりますが……
来年以降「電子取引書類の電子保存」が必須となります。
これまでの電帳法では、電子取引した書類はプリントアウトして紙保存することが認められていましたが、令和４年１月1日以降『「電子取引」によって授受した書類は「電磁的記録」により保存しなければならない』と規定してあります。
つまり電子的取引を行った「原本」を保存する事が求められる、これが要旨となります。
さらに、この保存も単にフォルダに放り込んでおけばOK、といったものでもなく幾つかの要件があります。
ちなみに電子取引の対象となるものですが、EDI、WEB、クラウドさらにはメールなど電子的に授受した注文書、請求書、納品書、見積書、送り状、領収書、検収書……等々、多岐にわたります。
政府のDX推進もあり、どの企業でも何かしらの電子的な取引はされているものと思います。令和４年１月以降は法的な義務とされますので、要件に則った対応が必要となります。
国税庁：電子帳簿保存法
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
◆◇ 帳簿書類等の保存方法 ◇◆
電子保存が必要となる電子取引の例
- EDIによる取引
- WEBページから授受する、請求書など
- 電子メールに添付されたPDF請求書など
- 電子メール本文に直接、注文金額などが記載された、電子メール
- 紙出力しないFAXデータ（PDF、画像などとして取込利用）
- 社員が立て替えた経費の領収書などが電子的に発行される場合
……等々
最低限度必要な対応
「電子取引」された書類の管理においてベストな選択は JIIMA認証 された文書管理システムを使い、業務システムに連携し管理することです。
しかし、いきなりシステムを導入するわけにもいかないという事は多いかと思います。
国税庁のWEBサイトの「電子帳簿保存法Q&Ａ(一問一答)」では、「電子取引関係」PDFに次のように電子取引書類の保存要件の記載があります。（表１：電子取引の取引情報に係る電磁気的記録の保存などを行う場合の要件）
◆◇ 表１：電子取引の取引情報に係る電磁気的記録の保存などを行う場合の要件 ◇◆
（※2）JIIMA認証…公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)により電子帳簿保存法における要件適合性の確認（認証）がなされたソフトウェア等（https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denshichoubo_soft/list/）
加えて、簡易な電子保存方法例として、受領したPDFに「１．規則性を持ったファイル名（検索要件）」「２．任意のフォルダに保存（検索要件）」、併せて「３．事務処理規定（真実性の確保）」を作成し備え付けるとあります。
《 簡易な電子保存方法例 》
- 請求データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例）2022年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_(株)国税商事_110,000」 - 「取引相手先」や「各月」など任意のフォルダに保存する。
- 事務処理規定を作成し備え付ける。
また、１のファイル名で検索要件を満たす代わりに、ファイル名は連番とし検索簿に検索要件（連番、取引日、取引先、金額）を記載した管理も可能とされています。
令和4年1月からの電子取引対応
電子取引書類の保存で課題となるのは「見読性」の確保、「検索」要件および「真実性」の確保かと思います。
電子的取引があまり多くなければ、ファイル名、Excel表などで、該当書類を速やかに取り出せるような管理が可能かもしれません。
しかし、電子取引書類が多くなってくると何らかのシステム（履歴保存、タイムスタンプ）での保存が現実的と考えます。
いずれにせよ「令和４年１月以降の電子取引該当書類の保全」を徹底、そして電帳法要件を充たした仕組みを作る（決めてゆく）ことが必要となります。
広島情報シンフォニーでは様々な電子保存に対応したソリューション、
ソフトウェア・クラウド製品等ご案内できます。
補足：電子帳簿保存法の概要について
今回の改正においてまず目を引くのは上に記載した「電子取引書類の電子保存義務化」ですが、「電子帳簿保存法」とあるように「帳簿」類の電子化推進が本来の趣旨であるかと思います。
電子帳簿保存法にて規定される「電子保存」には大きく分けて
◆ 国税関係帳簿の電子保存および国税関係書類の電子保存
◆ 国税関係書類のスキャナ保存
◆ 電子取引書類の電子保存
があると考えます。
| 国税関係帳簿 | 仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、固定資産管理台帳、売上帳、仕入帳 など |
|---|---|
| 国税関係書類 | 棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書 など |
| 電子取引 | 取引情報の授受を電磁的方法によって行う取引 |
- 帳簿、書類の電子保存について
国税関係帳簿のうち自己が最初から一貫して電子計算機を用い作成された帳簿書類に関して、オリジナルの電子データもしくはマイクロフィルムでの保存が認められます。
国税関係書類のうち自己が電子計算機を用い作成された書類に関して、オリジナルの電子データもしくはマイクロフィルムでの保存が認められます。 - スキャナ保存について
国税関係書類（決算関係書類を除く）について、発行・受領したオリジナルの紙書類を一定要件に基づきスキャンした電子データでの保存が認められます。
→ 付記）スキャナ保存要件 - 電子取引書類について
所得税(源泉徴収に係る所得税を除く)、法人税の保存義務者がEDI取引やインターネットを通じた取引など電子取引を行った場合、電磁的記録により保存しなければなりません。（令和３年12月末までは紙に出力したものの保存が認められています(猶予されています））
令和４年１月の改正施行により、上記、電子保存のための要件が緩和され、帳簿等の電子保存が従前より容易になり「経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上などに資する」と国税庁文書では謳われております。
◇◆ 付記）スキャナ保存要件 ◇◆
- 重要書類（契約書、請求書、納品書、領収書など資金の流れに直結する書類）
- 一般書類（見積書、注文書、検収書など）
| 要件 | 重要書類 | 一般書類 | 過去分重要書類 |
|---|---|---|---|
| 入力期間の制限 | ● | ||
| 解像度200dpi以上による読取り | ● | ● | ● |
| カラー画像による読取り（赤緑青それぞれ256階調以上） | ● | ● | |
| タイムスタンプの付与 | ● | ● | ● |
| 大きさ情報の保存 | ● | ● | ● |
| バージョン管理 | ● | ● | ● |
| 入力者等情報の確認 | ● | ● | ● |
| スキャン文書と帳簿の相互関連性の保持 | ● | ● | ● |
| 見読可能装置備付け | ● | ● | |
| 整然・明瞭出力 | ● | ● | ● |
| 電子計算機処理システムの開発関係書類などの備付け | ● | ● | ● |
| 検索機能の確保 | ● | ● | ● |